Qu’il s’agisse de factures, de relevés de compte ou de papiers d’identité, nous sommes tous confrontés à la même problématique : archiver ses documents officiels et importants.
S’il est parfois difficile de s’y retrouver parmi les multiples conditions de conservation, à commencer par les délais minimum à respecter, il est tout aussi complexe de trouver une méthode efficace de classement.
Le but de cette pratique est de ne pas perdre de temps à la réception des documents, mais aussi lors de leur recherche en cas de besoin pour une démarche administrative.
Comment archiver de façon optimale ses documents ? Nous vous en disons plus dans cet article.
Pourquoi conserver ses documents ?
Conformément à la réglementation française, la conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation.
En d’autres termes, les papiers que vous devez garder peuvent vous servir de justificatifs en cas de réclamation, de litige ou de démarches administratives.
Les délais de conservation des documents varient d’un papier à un autre. Si certains ne sont à garder que pendant un ou deux ans, d’autres doivent être archivés à vie. Pour connaître en détail ces durées, consultez notre article « Combien de temps garder les papiers ? ».
Archivage au format papier : Quelles sont les bonnes pratiques ?
Si vous décidez de conserver vos documents au format papier, vous allez devoir faire preuve d’organisation, afin de ne pas perdre de temps à chaque fois que vous devez en retrouver un pour une démarche administrative ou pour justifier vos droits.
Ainsi, il est recommandé que vous déterminiez au préalable un système de classement, puis d’archivage, qui vous permettra d’ajouter de nouveaux documents en quelques minutes seulement, de vous débarrasser des papiers dont les délais de conservation sont dépassés, et de consulter ceux dont vous avez besoin à un moment précis.
Pour ce faire, nous vous proposons de suivre 5 étapes qui vous aideront dans la gestion de vos documents physiques :
- déterminer quels documents doivent être archivés et pour quelle durée ;
- rassembler l’ensemble de vos papiers et les trier par thème (famille, maison, emploi, voiture, banque,assurance, impôts et santé) ;
- pour chaque thème, classer les documents du plus récent au plus ancien, ainsi que par type de papier (factures, relevés, attestations, etc.), en prenant soin de mettre de côté les papiers qui peuvent être détruits ;
- préparer des classeurs ou des pochettes indiquant le thème et les années concernées pour faciliter votre rangement ;
- archiver et effectuer des tris périodiques réguliers, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus d’actualité.
Pour vous aider dans cette démarche, consultez nos conseils dans notre article« Mieux classer ses documents administratifs ».
Conservation au format numérique : quelles sont les solutions ?
Si vous manquez de place à votre domicile ou préférez assurer vos arrières en ayant une version digitale de vos documents, vous pouvez opter pour leur dématérialisation ou leur numérisation.
La dématérialisation est une pratique qui tend à se démocratiser et qui consiste à recevoir vos documents administratifs directement au format digital. Cela peut concerner vos factures, comme vos bulletins de salaire ou vos relevés de compte.
En choisissant cette technique, vous ne recevez plus vos documents au format physique, mais uniquement en version numérique, qui est généralement déposée sur une plateforme dédiée à cette pratique, appelée « coffre-fort électronique ». Elle peut être propre à l’entreprise qui vous délivre ces documents, à l’image de votre banque ou de votre mutuelle santé, ou être spécialisée dans ce domaine et accueillir l’intégralité de vos papiers, comme Digiposte.
La numérisation, quant à elle, consiste à convertir vos documents reçus au format physique en version digitale. Cela vous permet d’en avoir une copie sur vos supports numériques et de vous prémunir contre les aléas du quotidien, à savoir les vols, les pertes ou les incendies.
Grâce à la numérisation, vous pouvez également partager vos documents avec un tiers plus facilement.
À noter : D’un point de vue juridique, un papier numérisé a la valeur d’une copie et non d’un original. Vous devez donc conserver votre document physique pour vous en servir de justificatif.
Zoom sur Digiposte, le leader du coffre-fort numérique
Digiposte est le partenaire idéal pour archiver vos documents et gérer votre vie administrative. Effectivement, il s’agit d’une application qui vous permet de recevoir vos papiers en version numérique et de les classer automatiquement selon vos préférences.
Au-delà de la réception et de l’archivage, Digiposte vous propose d’autres services :
- consultation des documents rapide et accessible à toute heure ;
- aide aux démarches administratives ;
- partage sécurisé avec un tiers ;
- scanner mobile intégré pour l’ajout manuel de documents ;
- outils pratiques pour votre déménagement.
Pour l’archivage de vos documents personnels et administratifs, faites confiance à Digiposte. Vous pourrez retrouver et consulter l’ensemble de vos papiers en seulement quelques clics !