Tout au long de votre vie, la conservation et le tri de vos documents administratifs sont nécessaires. Parmi eux, vous retrouverez notamment vos bulletins de paie.
Reçus tous les mois, en version papier ou numérique, ces documents peuvent rapidement encombrer votre intérieur ou votre ordinateur. La tentation est alors grande d’en jeter quelques-uns.
Avant cela, il est indispensable de se demander combien de temps vous devez garder vos bulletins de paie. Pourquoi faut-il les conserver et comment bien les archiver ? Découvrez sans plus tarder toutes nos réponses.
Quels sont les délais de conservation des bulletins de paie ?
Selon le ServicePublic, les bulletins de paie sont à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite. Cette dernière correspond à l’ensemble des opérations effectuées permettant de déterminer le droit d’un assuré à une pension de vieillesse et à la calculer.
En pratique, mieux vaut garder ses bulletins de paie de façon permanente, puisque ces documents peuvent vous être utiles pour réaliser des démarches administratives.
D’ailleurs, si vous observez de plus près vos bulletins de paie, vous pourrez remarquer qu’il est noté : « Pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée ».
Côté employeur, les entreprises ont dans l’obligation de conserver une copie de vos bulletins de salaire pendant 5 ans minimum. Ainsi, s’il vous manque des exemplaires, vous pouvez en faire la demande auprès de vos anciens employeurs.
Pour aller plus loin, consultez notre article « Combien de temps garder les papiers ? ».
Les délais de conservation sont-ils les mêmes pour les bulletins de paie papier et électroniques ?
D’un point de vue juridique, un document électronique a la même valeur qu’un document papier, sous réserve d’identifier la personne signataire. Son archivage ne doit pas altérer son contenu.
En revanche, il existe une nuance qu’il est important de prendre en compte. Effectivement, si vous avez reçu un document original au format physique, vous devez le conserver dans cette même version. Il en est de même pour un papier original au format électronique.
En conservant vos documents administratifs dans un autre format que l’original, leur valeur est celle d’une copie. Il est alors possible qu’ils ne soient pas acceptés en tant que justificatifs.
La durée de conservation, quant à elle, est identique entre le document papier et le document électronique.
Quelque soit le format dans lequel vous recevez vos bulletins de paie, vous devez les garder jusqu’à la liquidation de votre retraite.
Pourquoi conserver ses bulletins de paie ?
Comme évoqué précédemment, les bulletins de paie sont nécessaires pour calculer vos droits à la retraite. C’est d’ailleurs pour cela que vous devez les conserver jusqu’à sa liquidation, puisque sans eux, votre caisse de retraite n’est pas en mesure de vous accorder quoi que ce soit.
Au-delà de vos droits à la retraite, les bulletins de paie vous sont utiles tout au long de votre vie personnelle. Effectivement, ils sont régulièrement demandés pour effectuer des démarches administratives, notamment les suivantes :
- demande de crédit ;
- location immobilière ;
- déclaration d’impôts ;
- demande de droits au chômage.
Pour toutes ces démarches, il est donc essentiel de conserver l’ensemble de vos bulletins de paie, même s’il s’agit de contrats de courte durée ou de stages. Tous vos revenus peuvent jouer un rôle dans l’attribution de vos droits.
Comment archiver ces bulletins ?
Afin de retrouver l’ensemble de vos documents lorsqu’ils sont nécessaires pour une démarche administrative, il est important de conserver vos bulletins de paie au même endroit et de les classer régulièrement.
Si vous optez pour le format physique, ces bulletins sont à archiver de préférence dans des pochettes ou des classeurs. Ils sont ensuite à classer du plus récent au plus ancien. Ainsi, quand vous devrez justifier vos revenus, vous pourrez facilement et rapidement présenter vos derniers bulletins de paie. En effet, les institutions souhaitent pouvoir avoir accès aux trois, six ou douze derniers mois.
Comme vous n’êtes pas à l’abri des aléas du quotidien, comme les inondations, les incendies ou les vols, mieux vaut scanner vos documents pour en garder une copie numérique sur votre ordinateur et/ou un disque dur.
Si vous choisissez le format numérique, il est également préférable de faire des sauvegardes sur plusieurs appareils, et de les classer selon les années ou selon vos employeurs, si vous en avez plusieurs.
Dans les deux cas, nous vous incitons fortement à avoir recours à un coffre-fort numérique. Il vous permettra de garder l’ensemble de vos documents en sécurité. Cela concerne les risques physiques évoqués ci-dessus. Cela concerne aussi les risques numériques comme le piratage ou la fuite de données personnelles.
Pour approfondir votre réflexion, découvrez notre article « Mieux classer ses documents administratifs ».
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