En tant que professionnel de l’automobile, vous souhaitez faciliter les démarches relatives à la demande de carte grise (ou certificat d’immatriculation) pour vos clients ? C’est possible de gérer les démarches d’immatriculation à la place de vos acheteurs, pour leur simplifier la vie ! Pour ce faire, il faut demander une habilitation SIV – ou Système d’Immatriculation des Véhicules – à votre préfecture.
Le SIV vise à simplifier les échanges d’informations entre propriétaires, acheteurs et professionnels. En tant que professionnel de l’automobile, les formalités pour accéder à ce service peuvent paraître complexes. Quelles sont les démarches à accomplir pour obtenir une habilitation ou un agrément ? Quelles sont les règles à respecter vis-à-vis de l’archivage de vos documents ? Dans quel écosystème digital s’inscrit le SIV ? On vous détaille tout dans ce guide.
Sommaire
- Le système d’immatriculation des véhicules, c’est quoi ?
- SIV et archivage obligatoire
- Un écosystème d’applications autour du SIV
Le système d’immatriculation des véhicules, c’est quoi ?
Quelle différence entre habilitation et agrément au SIV ?
Placé sous la responsabilité du ministère de l’Intérieur, le SIV est une base de données gouvernementale relative à l’immatriculation des véhicules. Ce système est entré en vigueur en 2009 et a été mis en place pour homogénéiser les normes liées à l’immatriculation des véhicules à l’échelle de l’Union Européenne. Comment ? Via l’attribution d’un numéro définitif à chaque véhicule, tel qu’on le retrouve aujourd’hui sur les plaques d’immatriculation (une série de 7 caractères au format suivant : AA-123-AA). A la différence de l’ancien système, le numéro du véhicule est désormais relié à celui-ci, et non plus à son propriétaire. Le véhicule conserve donc le même numéro à vie, jusqu’à sa destruction. Il n’est plus possible de le modifier ni de le personnaliser.
Pour pouvoir accéder à ce service et faciliter la demande d’un numéro d’immatriculation lors de l’achat d’un véhicule neuf ou d’occasion, les professionnels de l’automobile doivent être habilités ou agréés au SIV. Point de vigilance cependant sur la différence majeure entre l’habilitation et l’agrément :
- L’habilitation permet d’accéder au système afin de transmettre des informations.
- L’agrément permet, en plus, d’encaisser le paiement des taxes et redevances pour le compte du Trésor Public.
Bon à savoir
La gestion du SIV est confiée aux préfectures : vous devrez donc vous référer à celle dont dépend le siège social de votre entreprise pour toute question relative à votre habilitation ou agrément au SIV.
Demande d’agrément au SIV : comment ça marche ?
Avant de pouvoir accéder au SIV et à ses applications connexes, vous aurez besoin d’un certificat numérique. Ce certificat est nécessaire pour vous connecter à la solution et transmettre les informations confidentielles liées au véhicule et au propriétaire de façon dématérialisée. Il est strictement personnel et ne peut pas être partagé avec un collègue.
Connectez-vous ensuite à l’ADP (application de pré-demande) et suivez les étapes indiquées. Notre conseil : préparez en amont la liste des pièces justificatives nécessaires pour obtenir votre habilitation ou agrément au SIV, vous gagnerez un temps précieux.
Enfin, pour finaliser votre demande d’agrément au SIV, référez-vous à la préfecture du département où se trouve le siège social de votre entreprise.
Pourquoi la demande au SIV est-elle importante ?
La réforme de la modernisation de l’administration a entraîné la fermeture définitive des services de délivrance de titres sécurisés (carte grise, carte d’identité, permis de conduire, etc.) en préfecture.
Depuis 2017, les usagers sont donc encouragés à effectuer leurs démarches en ligne… ou à passer par un professionnel de l’automobile – vous ! – dans le cadre d’une transaction de véhicule (achat, vente, location, etc.).
SIV et archivage obligatoire
Le rôle du coffre-fort numérique pour les entreprises
Comme pour toutes démarches en ligne, vous devez aussi penser à l’archivage numérique des documents sensibles. Cet archivage doit se faire sur un coffre-fort numérique sécurisé, c’est nécessaire pour demander l’habilitation ou l’agrément SIV.
Comment ça marche ?
C’est simple : les documents doivent être stockés sur un coffre-fort numérique. Il s’agit d’un espace de stockage sécurisé permettant de numériser, sauvegarder, consigner et consulter l’ensemble des documents importants – pièces justificatives, par exemple. Vous pouvez utiliser un coffre-fort numérique pour un usage professionnel, et aussi personnel.
Conformément à l’article R350-3 du code de la route, cet espace de stockage doit être à valeur probante. Autrement dit, il doit garantir la sécurité, l’intégrité, la pérennité et la conformité des documents numérisés. De ce fait, la version digitale des données conserve une véritable valeur juridique.
À noter : pour garantir un certain niveau de sécurité, l’ensemble des documents doit être crypté (grâce au chiffrement), et leur partage doit être réalisé via un lien sécurisé.
Bon à savoir
Tous ces impératifs sont consignés sous la norme NF Z42-020. Selon la définition de l’AFNOR, cette norme dicte les « spécifications fonctionnelles d’un coffre-fort virtuel conçu pour la conservation d’informations numériques, de façon à garantir leur intégrité dans le temps ».
L’offre Digiposte pour les professionnels vous propose une solution d’archivage numérique conforme à la norme NF Z42-020.
Les obligations liées à l’archivage numérique
L’instruction ministérielle en date du 18 mai 2017 portant sur la gestion des archives relatives aux opérations d’immatriculation des véhicules autorise l’archivage de documents sous format numérique, dans une qualité suffisante, sur un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42 020.
Les documents sujets à l’archivage numérique font l’objet d’un encadrement strict. C’est le cas notamment de nombreuses pièces justificatives qui doivent impérativement être archivées :
- les pièces originales (formulaire Cerfa de demande d’immatriculation, contrat de mandat professionnel signé de part et d’autre),
- les copies des pièces de dossiers (pièce d’identité et justificatif de domicile du client, carte grise barrée et signée par l’ancien propriétaire du véhicule, certificat de cession, certificat de situation administrative et procès-verbal de contrôle technique avant-vente).
Mais attention, certains documents sont à conserver pendant minimum 5 ans et requièrent donc une gestion automatisée et suivie de l’archivage. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle le coffre-fort numérique constitue un support idéal pour les formalités liées à l’immatriculation, ainsi que pour l’archivage des documents associés !
Défaut d’archivage et sanctions
Si l’archivage numérique est obligatoire, c’est en grande partie pour faciliter les contrôles susceptibles d’être menés par la préfecture ou l’ANTS. Le cas échéant, vous disposez d’un délai de 7 à 15 jours pour soumettre l’échantillon demandé. Le risque en cas de dépassement du délai ? Une suspension de votre habilitation ou de votre agrément au SIV.
Cette opération est encadrée et peut faire l’objet d’une vérification globale pour un contrôle direct des conditions d’archivage des documents et des anciens dossiers – si vous possédez un stock d’archives physiques.
Un écosystème d’applications autour du SIV
Les applications SIV pour les professionnels de l’automobile
Depuis quelques années, la digitalisation s’invite dans le secteur de l’automobile, poussée par celle des administrations.
Si vous possédez déjà un logiciel de gestion de parc automobile, la question de le coupler à l’utilisation des applications du SIV s’est sans doute déjà posée. Dans le cas contraire, nous recommandons de migrer progressivement vers ce type de solution numérique dont les intérêts sont multiples :
- centralisation des fichiers et documents ;
- simplification des démarches administratives ;
- réponse immédiate aux besoins de vos clients (achat rapide et demande d’immatriculation facilitée) ;
- sécurité, praticité et fiabilité.
Autant d’atouts qui vous permettront de gagner du temps sur vos tâches du quotidien et, ainsi, d’être plus compétitif dans votre secteur.
Le logiciel idéal
Un bon logiciel de gestion pour les professionnels de l’automobile doit permettre une connexion automatique au SIV.
Attention toutefois à effectuer une demande d’habilitation ou d’agrément au SIV. En effet, même si sa compatibilité avec les applications liées au SIV est un argument commercial, seule cette approbation pourra vous permettre d’exploiter la fonctionnalité en bonne et due forme.
L’écosystème lié au SIV
En parallèle des outils internes que vous pouvez coupler au SIV, d’autres applications gravitent autour de ce service.
L’application de pré-demande d’habilitation et d’agrément (APD)
- concerne tous les professionnels de l’automobile ;
- permet d’effectuer une demande d’habilitation ou d’agrément au SIV ;
- permet de demander une modification de la convention d’habilitation ou d’agrément.
Le Système de Télépaiement (SIT)
- est réservé aux professionnels de l’automobile agréés au SIV ;
- sert à encaisser les taxes liées à l’immatriculation ;
- permet de suivre la validation des demandes d’immatriculation.
Le Satellite VV (SVV)
- traite automatiquement les éléments permettant l’identification des véhicules (marque, immatriculation, numéro VIN, etc.) ;
- croise les informations avec celles des véhicules volés ou sous surveillance ;
- remonte les données suspectes aux autorités compétentes.
Aujourd’hui, les consommateurs s’attendent à pouvoir déléguer la gestion et la transmission de leur déclaration au SIV à leur vendeur automobile. L’habilitation ou l’agrément au SIV concernent donc tous les professionnels du commerce de l’automobile : vendeurs, loueurs, experts, démolisseurs ou encore les centres VHU (véhicules hors d’usage). Vous avez déjà un pied dans le digital ou vous vous lancez ? Vous avez tout intérêt à intégrer cette solution dans vos services dès le début de votre activité !
Et souvenez-vous que la pierre angulaire de votre habilitation ou agrément au SIV est le recours à un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020. Bonne nouvelle : l’offre Pro de Digiposte en fait partie !