Votre entreprise verse des cotisations sociales ou réalise des déclarations sociales ? Vous pouvez donc être soumis à un contrôle URSSAF ! Pas de panique, nous vous donnons toutes les infos pour vous préparer sereinement à un contrôle.
Contrôle URSSAF : définition
Le contrôle URSSAF a deux principaux objectifs :
- corriger d’éventuelles erreurs de calcul (charges sociales) ou de versements de cotisations ;
- déceler d’éventuelles fraudes.
Pour ce faire, l’URSSAF mobilise un agent de recouvrement. Il sera votre interlocuteur principal tout au long de la procédure, et sera chargé du contrôle sur place.
Le contrôle URSSAF peut intervenir à tout moment, mais il ne s’agit pas d’une sanction, ni d’un contrôle fiscal ! En cas d’irrégularités, le contrôleur peut vous donner des conseils pour régler les problèmes sereinement.
Quand serai-je prévenu du contrôle URSSAF ?
Légalement, l’URSSAF est obligée de vous prévenir 15 jours avant le contrôle. Cet avis de passage est envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. L’URSSAF vous détaille à ce moment les informations nécessaires, ce qui vous permet de bien vous préparer en attendant le jour J.
Seule exception : l’URSSAF se laisse le droit de ne pas prévenir l’entreprise s’il y a suspicion de travail dissimulé. C’est évidemment extrêmement rare !
Une fois le bilan passé, vous recevrez sous 30 à 60 jours le rapport final de l’agent de recouvrement. Ce rapport indiquera notamment :
- le montant des redressements de cotisations sociales ;
- ou, à l’inverse, les éventuels crédits en votre faveur.
Pour éviter les erreurs : anticipez !
En cas de doute sur la réglementation, vous pouvez demander un rescrit à l’URSSAF. Ce rescrit répondra à toutes vos questions sur :
- les exonérations de cotisations de Sécurité Sociale ;
- les contributions patronales ;
- les avantages en nature et les remboursements de frais professionnels ;
- les exemptions d’assiette.
Les 4 points clés pour se préparer à un contrôle URSSAF
1/ Préparez tous les documents nécessaires au contrôle
- Documents sociaux : bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail…
- Documents fiscaux : avis d’imposition, liasse fiscale…
- Déclarations sociales, même si l’URSSAF est censé posséder ces informations : déclarations de régularisation annuelle, avis de versement…
- Pièces comptables : bilans, grands livres comptables, factures…
- Justificatifs de frais : frais de bouche, frais de déplacement, carte grise de vos véhicules…
- Certains actes juridiques : extrait Kbis, statuts de votre société, jugements de Conseil de prud’hommes…
Tous ces documents ne sont pas nécessairement listés dans l’avis de passage. Il suffit de les préparer et d’y avoir facilement accès en cas de contrôle URSSAF, pour que celui-ci se passe au mieux. Pour les avoir tous dans un seul endroit sécurisé, vous pouvez aussi les stocker dans un coffre-fort numérique.
Contrôle URSSAF : 4 notions à connaître
Pour rester serein en préparant votre contrôle URSSAF, ayez en tête ces quelques points :
- les calculs de vos charges sociales : abattements, allègements ou exonérations ;
- les primes, indemnités et gratifications ;
- la classification des frais : professionnels, personnels, avantages en nature…
- les frais de déplacement, de bouche, de logement et autres cadeaux d’entreprise.
2/ Le contrôleur URSSAF doit accéder facilement à votre matériel informatique
Si votre entreprise dispose d’un système de paie et de comptabilité informatisé, pensez à ouvrir vos accès au contrôleur. Indiquez-lui les salariés habilités qui l’accompagneront s’il souhaite réaliser des vérifications sur vos logiciels.
Vous ne souhaitez pas que le contrôleur URSSAF accède à ces logiciels ? Vous avez le droit de lui en refuser l’accès. Pour ce faire, vous devez :
- prévenir l’URSSAF par écrit dans les 15 jours suivant la demande du contrôleur ;
- proposer une solution alternative, comme une clé USB contenant les documents demandés.
3/ Préparez votre journée pour recevoir le contrôleur URSSAF
Le jour du contrôle URSSAF, dégagez-vous du temps pour recevoir le contrôleur et répondre à ses éventuelles questions. N’hésitez pas à l’accueillir dans un espace de travail dédié et à rester à sa disposition tout au long du contrôle.
4/ Votre meilleur allié en vue d’un contrôle URSSAF : votre expert-comptable !
Si vous souhaitez vous faire accompagner pour préparer le contrôle en amont, ou pour recevoir le contrôleur le jour dit, n’hésitez pas à contacter votre expert-comptable.
En effet, votre expert-comptable est la personne référente pour la tenue de votre comptabilité. Son implication et sa présence sont donc recommandées pour que le contrôle se passe le plus sereinement possible.
En outre, la présence de votre avocat est également possible.
Le contrôle URSSAF n’est pas une épreuve infranchissable ! L’essentiel est d’anticiper le jour J, de faire intervenir les personnes compétentes et de réunir tous les documents nécessaires en amont. Pour stocker ces documents et y accéder simplement, vous pouvez utiliser une boîte aux lettres numérique.