Le cloud, ou « cloud computing », est un mode de stockage en vogue auprès des dirigeants d’entreprise, en particulier depuis une dizaine d’années. Mais face aux nombreuses solutions disponibles, difficile de s’y retrouver. Ce comparatif de solutions cloud vous aidera à mieux les comprendre, pour faire un choix éclairé et adapté à vos besoins.
Les typologies de cloud pour les TPE
Concernant le comparatif de solutions cloud computing, le choix final repose sur plusieurs critères essentiels :
- le prix,
- l’espace de stockage,
- les fonctionnalités,
- le niveau de sécurité.
Sur la base de ces paramètres, on distingue au travers de ce comparatif de solutions cloud, cinq offres de stockage pour la gestion numérique de vos documents.
| Typologie | Offre basique | Outil de collaboration | GED (gestion électronique des documents) | GED collaborative | Coffre-fort numérique Digiposte pour les pros |
|---|---|---|---|---|---|
| Accès SSO (authentification de session) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Espace de stockage inclus > 1 To | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Collaboration simultanée | ✔ | ✔ | |||
| Suivi de version | ✔ | ✔ | |||
| Outils de bureautique | ✔ | ||||
| Lecture des documents papiers (ajout via scan) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Recherche avancée (indexation) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Organisation automatique des documents | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Partage sécurisé des documents | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Accès hors ligne | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Récupération automatique des documents | ✔ | ||||
| Disponibilité sur application mobile | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Coffre-fort numérique | ✔ | ||||
| Données hébergées en France | à vérifier en fonction du fournisseur | à vérifier en fonction du fournisseur | à vérifier en fonction du fournisseur | à vérifier en fonction du fournisseur | ✔ |
Chacune de ces offres comporte des avantages et des limites, qui seront influencés par les impératifs de votre TPE. À vous de déterminer quelles sont les fonctionnalités les plus adaptées à vos besoins.
Offre basique
La version basique permet une prise en main rapide pour sauvegarder vos documents sur le cloud. Toutefois, cette solution ne peut pas être connectée à vos outils bureautiques, et il n’existe aucune option de classification intelligente des documents : tout se fait à la main.
Elle est donc plutôt adaptée à un usage quotidien individuel et peut éventuellement convenir pour assurer la transition de votre procédé actuel vers une solution connectée.
Outil de collaboration
À l’ère du télétravail, pouvoir collaborer en simultané et à distance sur des documents est essentiel. C’est l’avantage majeur des outils de collaboration.
Pour cela, la sécurité doit être renforcée, d’autant plus qu’elle n’offre que très peu de contrôle sur la « vie » des documents (historique des versions, récupération, etc.). De même, l’accès hors ligne n’est pas disponible, imposant ainsi une certaine dépendance à la connexion internet.
GED
La GED est une aide à la gestion et à la classification des documents. Elle permet de structurer les workflows – processus de modification et d’archivage (entre autres).
On identifie toutefois un point d’amélioration à cette solution : la fluidité de la collaboration sur lesdits documents n’est pas encore optimale.
GED collaborative
La GED collaborative est un outil bénéfique : collaboration simultanée, suivi de versions, partage sécurisé…
Cependant, elle n’est pas connectée (ni connectable) aux sites des organismes professionnels, ce qui faciliterait pourtant la récupération automatique de vos documents officiels. Et malgré tous les atouts de cette solution, il demeure nécessaire de conserver la version papier de vos documents pour leur valeur juridique.
Offre Pro de Digiposte
L’offre Pro de Digiposte comprend un coffre-fort numérique, qui permet le partage de vos dossiers et documents sur la base d’une combinaison sécurisée :
- un lien privé,
- un accès avec mot de passe (à communiquer par le moyen de votre choix à votre interlocuteur),
- une durée de partage limitée.
Vous pouvez centraliser automatiquement vos documents émis par plusieurs organismes (banques, administrations fiscales, fournisseurs, etc…). Munissez-vous de vos identifiants et connectez-vous depuis Digiposte. De quoi faciliter les démarches de votre TPE, tout en conservant la valeur juridique de vos documents !
Bonus : l’offre Pro de Digiposte vous permet de bénéficier de conseils et d’informations pertinentes pour assurer la veille de votre activité.
Vous connaissez désormais les fonctionnalités et différents niveaux d’utilisation des solutions cloud existantes. Si la question du tarif n’est plus un frein face à la diversité des offres, le niveau de sécurité et les capacités méritent une attention particulière. D’où l’utilité d’un coffre-fort numérique pour votre TPE !